Privatlivspolitik for Stiftelsen Sorø Akademi
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, vi registrer om dig, hvordan vi behandler dem, til hvilket formål og hvor længe, vi opbevarer dem. Derudover informerer den dig om dine rettigheder i forbindelse med vores registrering af dine data.
Hvilke oplysninger indsamler og behandler vi?
Du kan tilgå vores hjemmeside uden at oplyse os om dine persondata. Men for at kunne handle med dig og efterfølgende opretholde servicering af kundeforholdet, har vi brug for at registrere visse oplysninger om dig. Nogle oplysninger registreres og opbevares af hensyn til lovgivning, f.eks. bogføringsloven og Cirkulære om betaling for gravstedserhvervelse, pleje og vedligehold.
Vi behandler følgende personoplysninger afhængig af vores relation (her er kun nævnt de kunder mv., som ikke får direkte besked om vores persondatapolitik):
- Oplysninger om kunder under skovbruget og andre kunder:
Navn, adresse, mailadresse, telefonnummer og varekøb. - Oplysninger om besøgende i Sorø Klosterkirke:
Videoovervågning. - Oplysninger om kirkegårdskunder:
Om afdøde: Navn, adresse, cpr.nr., civilstand, dødssted og -dato samt medlemskab af folkekirken eller andet trossamfund.
Om evt. ægtefælle: Navn, adresse, evt. dødsdato, cpr.nr. samt dato og sted for vielse.
Om anmelder eller anden kontaktperson: Navn, adresse, cpr.nr., telefonnummer, mailadresse og relation til afdøde. - Oplysninger om jagtlejer og medlemmer af dennes konsortium:
Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og din bils registreringsnummer. - Oplysninger om forpagtere:
Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og din bils registreringsnummer. - Oplysninger om deltagere i diverse arrangementer:
Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, relation til Stiftelsen og evt. navn på ægtefælle eller partner.
Hvor får vi oplysningerne om dig fra?
Normalt får vi oplysningerne direkte fra dig. I nogle tilfælde modtages oplysningerne fra andre kilder. Hvis du er med i et jagtkonsortium, kan vi modtage oplysninger om dig fra den person, der er ansvarlig for jagtlejen. Hvis du er pårørende til en afdød, kan vi have fået oplysninger om dig via en dødsanmeldelse, fra bedemanden etc. Vi køber ikke oplysninger om dig af tredjemand.
Hvad er formålet med at behandle dine personoplysninger, og hvor længe gemmer vi dem?
Stiftelsen Sorø Akademi indsamler kun de personoplysninger, der er nødvendige for at levere en ydelse eller et produkt, behandle forespørgsler eller udsende relevant information til vores kunder. Vi bruger kun dine data til det formål, de er indsamlet.
- Kunder under skovbruget og andre kunder:
Vi har brug for dine informationer for at kunne oprette dig i vores faktureringssystem. Din mailadresse registrerer vi, så vi kan sende din faktura elektronisk og kommunikere af denne vej. Telefonnummer registrer vi for at kunne kontakte dig, hvis der opstår problemer med levering, betaling mv. Oplysninger om dit varekøb gemmer vi af hensyn til vores egne salgsanalyser. Vi gemmer dine data, så længe vi har et aktivt kundeforhold og i 5 år efter af hensyn til bogføringsloven. - Oplysninger om besøgende i Sorø Klosterkirke:
Vi videoovervåger Sorø Klosterkirke for at beskytte mod tyveri og hærværk. Der sker kun overvågning i de områder, hvor offentligheden har adgang. Videomaterialet gemmes i ca. 30 dage. - Oplysninger om kirkegårdskunder:
Om afdøde: Oplysninger om den afdøde modtages via den ved lov, bestemte dødsattest. Disse oplysninger registreres i vores kirkegårdssystem og protokoller, så man til hver en tid kan fastlægge, hvem der er stedt til hvile på et hvert sted på vores kirkegårde. Bopæl og evt. medlemskab af folkekirken registreres for at kunne fastsætte prisen på begravelsen eller bisættelsen. Disse oplysninger slettes aldrig.
Om evt. ægtefælle: Oplysningerne om evt. ægtefælle modtages ligeledes via dødsanmeldelsen og registreres i vores system sammen med den afdøde. Disse oplysninger slettes aldrig.
Om anmelder eller anden kontaktperson: Oplysninger om anmelder registreres ligeledes via dødsanmeldelse i vores kirkegårdssystem. Anmelder oprettes som debitor, hvorfor navn, adresse mv. er nødvendige. Telefonnummer og mailadresse registreres for at lette kommunikation om gravsted, betaling, manglende vedligehold etc. Kirkegårdssystemet er linket til cpr-registeret, og for at lette arbejdsgangene ved manglende melding om adresseændring, registrer vi gravstedsejers cpr.nr. Gravstedsejer/debitor er registreret indtil gravstedet nedlægges og slettes derefter fra vores kirkegårdssystem. Oplysninger om debitor vil dog findes i regnskabsmateriale i 5 år efter af hensyn til bogføringsloven. - Oplysninger om jagtlejer og medlemmer af dennes konsortium:
Hvis du er jagtlejer, har vi brug for dine informationer for at kunne indgå en kontrakt og oprette dig i vores faktureringssystem. Er du jagtlejer eller medlem af et konsortium, registrer vi dine data for at lette kommunikationen om f.eks. jagtdatoer. Din bils registreringsnummer skal vi bruge for at kunne udstede en køretilladelse til vores skove til dig. Dine data gemmes af hensyn til bogføringsloven i 5 år efter endt kundeforhold. - Oplysninger om forpagtere:
Vi har brug for dine informationer for at kunne indgå en kontrakt med dig, og for at vi kan oprette dig i vores faktureringssystem. Dit telefonnummer og mailadresse registrer vi for at kunne lette kommunikationen og fremsende elektroniske fakturaer. Din bils registreringsnummer skal vi bruge, hvis vi skal udstede en køretilladelse til vores skove til dig. Dine oplysninger gemme vi af hensyn til bogføringsloven i 5 år efter endt kundeforhold.
Vi har brug for dine informationer for at kunne indgå en kontrakt med dig, og for at vi kan oprette dig i vores faktureringssystem. Dit telefonnummer og mailadresse registrer vi for at kunne lette kommunikationen og fremsende elektroniske fakturaer. Din bils registreringsnummer skal vi bruge, hvis vi skal udstede en køretilladelse til vores skove til dig. Dine oplysninger gemme vi af hensyn til bogføringsloven i 5 år efter endt kundeforhold.
Vi bestræber os på at slette dine oplysninger så hurtigt som muligt. Vi gemmer ikke dine oplysninger længere, end hvad der er nødvendigt til de formål, hvortil oplysningerne er indhentet. Der er dog oplysninger, som vi er tvunget til at opbevare i længere tid for at overholde lovgivningen, f.eks. bogføringsloven, eller for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav.
Hvem videregiver vi dine personoplysninger til?
Vi videregiver kun dine oplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde vores formål med registreringen. Hvis du er kunde under skovbruget, kan dine data f.eks. videregives til en medarbejder, der skal anvise dit træ. Oplysninger om, hvor en afdød er stedt til hvile, kan videregives ved henvendelse, men vi videregiver ikke kontaktoplysninger på pårørende eller gravstedsejer, medmindre vi har fået samtykke til dette. Hvis du er jagtlejer eller forpagter hos os, kan vi videregive din kontaktoplysninger til vores faste håndværkere, hvis det er nødvendigt for at kunne opnå adgang til en bygning eller et areal.
I særlige tilfælde kan videoovervågning i Sorø Klosterkirke udleveres til politiet. Det vil kun være i forbindelse med opklaring af en forbrydelse eller begået hærværk.
I de tilfælde, hvor tredjemand behandler dine data på vegne af os, er der indgået en databehandleraftale med virksomheden. Det sikrer, at virksomheden lever op til de gældende regler om beskyttelse af persondata, og at du er lige så godt beskyttet hos dem, som hos os. Vi har indgået databehandleraftaler med de IT-virksomheder, som sørger for vores IT-sikkerhed mv.
Vi videresælger aldrig dine oplysninger til tredjemand.
Hvilke rettigheder har du?
Når vi registrerer og behandler oplysninger om dig, så har du ifølge persondataforordningen en række rettigheder.
- Du har ret til at vide, at Stiftelsen har oplysninger om dig.
- Du har ret til at vide, hvilke oplysninger Stiftelsen har om dig.
- Du har ret til at bede Stiftelsen om at rette eller slette oplysninger, hvis du mener, at de er forkerte eller giver et forkert indtryk. Stiftelsen har pligt til at tage stilling til din anmodning.
Hvem skal jeg kontakte, hvis jeg har spørgsmål?
Stiftelsen Sorø Akademi er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Du kan læse mere på Datatilsynets hjemmeside. Hvis du vil ønsker flere informationer om vores behandling af dine persondata eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os pr. mail eller pr. post:
Stiftelsen Sorø Akademi
Søgade 17 A
4180 Sorø
Cvr.nr. 11676901
Tlf.nr. 57820135
Mail: mp@stiftsor.dk
Website: www.stiftsor.dk